Příprava projektu

Projekt pro Regionální operační program jsme si nakonec zpracovávali sami a za nás můžeme vřele doporučit účast na různých seminářích a konzultacích. My jsme si předpřipravili spoustu podkladů pro projekt a rozpracovali  žádost, poté jsme se zúčastnili semináře pro žadatele a až tam jsme zjistili, jak vlastně má projekt vypadat a že naše připravené podklady nejsou nejvhodnější a musíme je přepracovat. A to upozorňuji, že příručky jsme si samozřejmě načetli před začátkem přípravy projektové žádosti! Ale teprve na seminářích jsme začali rozumět tomu, jak jsou provázány jednotlivé kapitoly žádosti a jak budou naše texty vnímány a hodnoceny (Centrum pro rodinu a sociální péči o.s. Ostrava).

Mezi nejdůležitější aktivity přípravné fáze projektu patří sestavení dobrého harmonogramu projektu, určení členů projektového týmu a především správné naplánování cash-flow. Sestavení finančního plánu je velmi důležité, neboť dotace jsou ve většině případů propláceny tzv. ex-post platbami, což znamená, že výdaje jsou převedeny na účet žadatele až po zrealizování celého projektu, resp. jeho ucelené etapy. Při finančním plánování je také velmi důležité počítat s časovými prodlevami mezi ukončením fyzické realizace projektu a skutečným proplacením prostředků z EU. Vzhledem k velikosti nákladů u některých našich projektů a již zmíněným časovým prodlevám, nám nezbývalo nic jiného než si na předfinancování projektu půjčit peníze u banky. Tyto finanční prostředky jsme po proplacení dotace částečně umořili a zbytek splácíme v pravidelných splátkách jako normální úvěr (Ferrit s.r.o.).

Nejsložitější je dle našeho názoru pochopení podmínek programu a všech příruček. I odborná firma může udělat chybu např. ve formálních náležitostech, natož žadatel, který není tak zběhlý ve všech podmínkách daného programu a jeho administrativních náležitostech. Navíc pokud předkládáte projekty do různých operačních programů musíte počítat s tím, že příručky a metodiky jsou v každém programu jiné a tomu se přizpůsobit, což se např. týká pokynů pro veřejné zakázky (Město Příbor).

Je nutno při přípravě žádosti myslet na soulad mezi jednotlivými kapitolami - na soulad projektového záměru s aktivitami podporovanými výzvou, odpovídající nastavení cílové skupiny, pochopení pojmů klíčová aktivita projektu, soulad mezi rozpočtem projektu a klíčovými aktivitami a jejich výstupy z hlediska nákladů, na přiměřené nastavení nákladů na realizační tým projektu vzhledem k rozsahu aktivit. Důležitá je role partnerů, pokud je projekt založen na partnerství (ZŠ Horymírova).

Pokud chcete využít poradenskou agenturu, tak si určitě dejte pozor na její výběr. Bohužel dobré zkušenosti s agenturou v jednom projektu neznamenají spokojenost s prací v projektu druhém. Je to také hodně v lidech a ve specializaci agentur. Rozhodně výhodnější je nastudovat si všechny manuály, poradit se např. s kolegy z jiných měst (výměna zkušeností projektových manažerů), zpracovat si žádost sami a poradenské agentury využít jen na odborné nebo dílčí přílohy žádostí. Velmi důležitá je konzultace s krajskými pracovišti SFŽP, protože výklad manuálů nemusí být jednoznačný, požadavky na formální stránku žádosti se vyvíjí apod. Vhodné je se objednat na formální kontroly před podáním žádosti o dotaci (Město Orlová).

Jeden projekt, naučnou stezku, jsme zpracovávali sami, další projekty jsme zadali ke zpracování poradenské agentuře. Jako veřejný subjekt jsme při výběru zpracovatele postupovali dle zákona, nicméně zde nastal trochu problém, neboť jako hodnotící kriterium jsme nastavili cenu a díky méně kvalitní práci zpracovatelské firmy jsme dotaci nakonec nezískali. Bohužel kritérium kvality či úspěšnosti zpracovatelské firmy lze jen těžko dát jako hodnotící kritérium, neboť dle zákona o veřejných zakázkách je nutno používat pro vyhodnocení především měřitelná kritéria. Pokud však chcete dobře vybrat firmu, která Vám zpracuje projekt, je třeba si z hlediska její úspěšnosti dát pozor i na to, v rámci jakých operačních programů či přímo jejich os/oblastí podpor firma byla úspěšná. Některé operační programy jsou natolik složité, že je třeba opravdu odborníky již na konkrétní oblasti. Pro nás bylo výhodné i to, že výdaje na zpracování žádosti jsou ve způsobilých výdajích a tudíž je dostaneme uhrazeny zpět. Domníváme se, že složitější projekty, zejména v OPŽP, není „normální" žadatel schopen si zpracovat sám a proto je oslovení kvalitních zpracovatelských firem vhodné. Určitě však doporučujeme všem zájemcům o zpracování projektu kvalitní a prověřenou poradenskou agenturou. Jednotlivé kroky procesu přípravy a zpracování žádosti s vybranou zpracovatelskou firmou postupně konzultujte a všechny materiály si na závěr ještě sami zkontrolujte (Město Příbor).

Naučte se zpracovat žádosti specifickým „jazykem projektů“.

Každý řídící orgán má svůj vlastní projektový „žargon“, který žadatel musí používat a musí mu porozumět. Slouží k tomu, aby hodnotitelé pochopili o čem projekt je a nedocházelo k nějakým nedorozuměním i s ohledem na hodnocení. Např. my jsme v našem projektu potřebovali pořídit auto uzpůsobené pro přepravu osob se  zdravotním postižením. Z prostředků EU není možno běžně pořídit  nákup auta, ale v rámci naši výzvy bylo možno pořídit specifický dopravní prostředek, což jistě auto pro převoz osob se zdravotním postižením je. A tak jsme při psaní projektové žádosti používali místo termínu „auto“ termín „specifický dopravní prostředek“, což v samotném důsledku bylo i přesnější vyjádření toho, co jsme potřebovali pořídit.  Může se to zdát jako maličkost, nicméně i na maličkostech závisí  úspěšnost projektu (Centrum pro rodinu a sociální péči o.s. Ostrava).

Projekty připravujte na základě předem stanovené vize a cílů!

Příprava každého projektu by měla být založena na firemní vizi, na základě které se dále plánují budoucí aktivity a projekty směřující k jejímu naplnění. Takto stanovené cíle a především odhodlání firmy realizovat naplánované projekty, jsou důvodem, proč by se firma měla poohlížet po dotačních příležitostech. Opačný postup nedoporučujeme, neboť to může vést k problémům v realizační a provozní fázi.My jsme projekt připravovali tak, že po stanovení projektové vize a nalezení dotačního titulu, jsme určili projektového manažera a ekonoma, kteří budou v rámci projektu zodpovědní za poskytování potřebných informací o firmě, financích a technických postupech a budou komunikovat s Agenturou pro podporu podnikání a investic CzechInvest. Pro formálně správné zpracování žádosti jsme si najali externího poradce, který ovládá projektový a dotační „žargon“, ale je zároveň člověkem, který rozumí důlním technologiím a dokáže dobře popsat přínosy projektu a opodstatnění celé investice. Tohoto konzultanta jsme vybírali na základě doporučení (Ferrit s.r.o.)

I nespecifické projekty mohou uspět!

Náš projekt, byť je svým rozsahem malý, byl nespecifický od začátku do konce. Od specifikace ve výzvě jsme se odlišovali v tom, že byly preferovány zejména stavby či rekonstrukce a my jsme potřebovali pořídit „pouze“ nezbytné vybavení. Na výzvu bylo nastaveno také hodnocení, ve kterém byly tyto stavby/rekonstrukce podpořeny i bodově, což byly body, které jsme nemohli při hodnocení získat. Dále jsme potřebovali koupit specifický dopravní prostředek a  byli jsme snad jediní, kteří jej v dané výzvě kupovali, možná i v celém Regionálním operačním programu. Trochu jsme měli obavy, že vzhledem k parametrům ve výzvě a k hodnocení na ni nastavenému, budeme mít problém uspět a projít hodnocením.  Nicméně jsme se pokusili udělat všechno co bylo v našich silách a projekt napsat tak, aby uspěl. A podařilo se (Centrum pro rodinu a sociální péči o.s. Ostrava).