|
Dejte pozor na rozdíly mezi zákonem o veřejných zakázkách (VZ) a metodickým pokynem o VZ!
Požadavkem ze strany řídícího orgánu bylo předložení VZ ke kontrole, tudíž žádné velké problémy ve zrealizovaných zakázkách nebyly. V dokumentaci předložené ke kontrole řídícímu orgánu byly shledány pouze drobné formální nedostatky. Pozor si musí dát žadatelé, kteří postupují dle zákona. Kdy je nutné splnit nejen podmínky zákona o VZ, ale i metodického pokynu o veřejných zakázkách, který může být v některých věcech přísnější než zákon a je třeba jej dodržet. Pro ty, kteří ještě s VZ nemají zkušenosti, je lepší si nechat dokumentaci pro VZ zpracovat kvalifikovanou firmou (Město Příbor).
Nezapomeňte přenést povinnosti příjemce i na dodavatele!
V dokumentaci nebyly žádné chyby. Určitě je nutné se soustředit na kontrolu projektové dokumentace, aby neobsahovala názvy materiálů a podrobnou přípravu obchodních podmínek, aby byly povinnosti příjemce přeneseny na dodavatele (publicita, umožnění kontrol na místě, archivace, fakturace dle předepsaných lhůt apod.) Samozřejmě zase je nutné se řídit závaznými pokyny, které nařizují nastavení hodnotících kritérií nebo omezují subdodávky (Město Orlová).
Sledujte aktualizace metodiky pro zadávání veřejných zakázek!
Pokud se žadatel rozhodne veřejnou zakázku připravit sám bez pomoci specializované firmy, tak je velmi důležité celou zadávací dokumentaci průběžně konzultovat s pracovníky Agentury pro podporu podnikání a investic CzechInvest. Členové projektového týmu zodpovědní za přípravu veřejné zakázky by se měli důkladně seznámit s metodikou pro zadávání veřejných zakázek a především stále sledovat její aktualizace. Bohužel řídící orgán neustále vydává nové aktualizované verze, ve kterých se mohou měnit např. tak důležité věci jako je minimální počet hodnocených nabídek apod. Tyto chyby poté mohou způsobit problémy při kontrole z ministerstva, takže oblast veřejných zakázek by žadatel opravdu neměl podcenit (Ferrit,s.r.o.).
Dejte si pozor na definování požadavků ve veřejné zakázce!
V dokumentaci k veřejným zakázkám nebyly ze strany kontrol žádné připomínky. Při přípravě veřejné zakázky je velmi důležité mít v realizačním týmu člena, který dobře ovládá tuto problematiku, případně mít možnost konzultovat s odborníkem. Jako problém veřejných zakázek zejména v oblasti výpočetní a kopírovací techniky vidím nutnost popsat předmět zakázky výhradně požadovanými parametry bez možnosti uvedení dalších podrobností. Protože se zakázka zadává jako celek, stává se, že nabídka obsahuje část zařízení kvalitní a vyhovující a část zařízení v nabídce je méně kvalitní a v celkové ceně zakázky vyrovnává cenu první skupiny. Zakázku je však nutné přijmout jako celek, tedy vybrat z doručených nabídek tu nejvhodnější bez ohledu na konkrétní položky (ZŠ Horymírova).
Bez konzultace s řídícím orgánem nedokážete veřejnou zakázku připravit bez chyby!
Veřejné zakázky jsme si zpracovávali sami, ale upozorňuji, že to bylo velmi obtížné. Měli jsme již zkušenosti ze Společného regionálního operačního programu a spoléhali jsme na to, že tyto zkušenosti využijeme i v rámci Regionálního operačního programu. Nicméně se ukázalo, že pro kvalitní zpracování veřejné zakázky s toho musíme ještě mnoho naučit. Velmi nám pomohly průběžné konzultace a kontroly dokladů. Ještě před podpisem smlouvy s dodavatelem nám pracovníci řídícího orgánu celou zakázku zkontrolovali a my jsme pak mohli bez obav uzavřít smlouvu s dodavatelem. Pokud bychom totiž udělali zakázku špatně a podepsali bychom smlouvu a pak by nám bylo řečeno, že kvůli chybě v zakázce nám výdaje nebudou proplaceny, mělo by to pro nás – vzhledem k tomu, že jsme občanské sdružení – zcela fatální důsledky (Centrum pro rodinu a sociální péči o.s. Ostrava). |
