|
Klíčoví jsou lidé v projektovém týmu!
Již před zahájením projektu bych doporučoval, aby projektový manažer (nebo nejužší projektový tým) zpracoval detailní popis všech pracovních pozic v projektovém týmu, včetně jasně definovaných úkolů, srozumitelných cílů a požadovaných výstupů s termíny. V první etapě projektu je pak nutno naučit členy projektového týmu realizovat projekt tak, aby všichni rozuměli tomu co se od každého z nich bude požadovat. Tedy prokonzultovat s nimi jejich náplně práce, povinnosti, dokumenty, které budou muset dokládat a zpracovávat (např. že z každého semináře musí být prezenční listina, fotodokumentace, kniha jízd, účetní doklady, smlouva s lektorem, smlouva o nájmu školící místnost, atd.). Pokud členové projektového tým ví přesně, co se od nich očekává, tak jsou pak další etapy projektu výrazně jednodušší (Centrum pro rodinu a sociální péči o.s. Ostrava).
Dejte si pozor na zpracování projektové dokumentace!
Pokud je kvalitní příprava projektu (PD, harmonogram apod.) a pokud je kvalitně připravena veřejná zakázka, neměla by nastat žádná velká překvapení. Pozor si příjemce musí dát na zpracování PD pro výběr zhotovitele bez uvedení názvů materiálů, protože i malé přehlédnutí může mít za následek nepodepsání smlouvy se SFŽP. Určitě je nutné si do smluv s dodavateli dávat rozvazovací doložky, kdy při nepodepsání smlouvy se SFŽP, může investor odstoupit od smlouvy na realizaci. Jinak se může stát, že investor bude muset na základě platné smlouvy s dodavatelem realizovat projekt ze svého bez dotace. Samozřejmě bývají změny v projektu vyvolané okolnostmi, které se nedaly předvídat (klasické vícepráce), ale ty se dají se SFŽP vyadministrovat bez větších komplikací. Bohužel k podpisu smlouvy se SFŽP může dojít až po samotné realizaci projektu, protože příprava smlouvy trvá na SFŽP déle než samotná stavba (Město Orlová).
Vše si nechte potvrdit písemně!
Úspěšná realizace projektu je v podstatě postavena na týmové práci a tzv. učící se organizaci. Nelze jednoznačně říct, co je nejdůležitější. Všechny aspekty projektového řízení jsou stejně důležité. Každý člen týmu musí mít k ruce „platné!!!" příručky. Musí probíhat pravidelné schůzky a kontrolní dny. V žádném případě se nesmí provádět změny bez vědomí projektového manažera a poskytovatele dotace. Všechna stanoviska SFŽP je nutné si vyžádat písemně (alespoň emailem), vytisknout a založit do spisu. To je důležité pro případné kontroly ze strany finančního úřadu apod. I tak pochybení poskytovatele dotace jdou bohužel na vrub příjemce. Písemná stanoviska mohou být nápomocna při prominutí vratek dotace, apod. (Město Orlová).
Zpracujte si nejprve podrobný harmonogram!
Po podpisu smlouvy doporučujeme si nejprve zpracovat podrobný časový harmonogram projektu na prvních 6 měsíců se stanovením odpovědnosti členů realizačního týmu za jednotlivé etapy a úkoly (ZŠ Horymírova).
Sestavte si kvalitní projektový tým!
Jako jednoznačně nejdůležitější pro celou realizaci projektu vidíme sestavení kvalitního projektového týmu, který je schopný zrealizovat projekt. Důležité je také udržet tento tým aktivní po celou dobu realizace. Po určité části projektu nastává totiž trochu útlum v aktivitách jednotlivých lidí a je důležité je motivovat. Rovněž důležité je mít v týmu i tzv. „dotahovače", tedy takové osoby, které jsou schopny jednotlivé úkoly dovést do konce a podle pravidel programu (ZŠ Horymírova).
|
